Informasjon, NARF

Staten viser vei med elektronisk faktura

Teksten er gjengitt på vår blogg med tillatelse fra NARF Fra 1. juli i fjor ble statlige virksomheter pålagt å kunne ta i mot faktura og kreditnota i det elektroniske formatet Elektronisk handelsformat (EHF). Nå er kravet kommet til leverandørene. I alle avtaler som inngås etter 1. juli 2012 vil statlige virksomheter kreve at leverandører av varer og tjenester sender faktura og kreditnota elektronisk. Dette kravet gjelder alle typer anskaffelser i staten, og det gjelder uavhengig av om leverandøren er en liten blomsterbutikk på hjørnet eller et IT-konsern som har milliardoppdrag for statlige virksomheter. Skal være enkelt også for de små bedriftene – Staten har ikke bare store leverandører, men også et betydelig antall små. Et godt eksempel er alle som leverer varer og tjenester til NAV. Totalt har NAV ca 26 000 leverandører å forholde seg til. Derfor har vi lagt vekt på å stimulere til at det etableres løsninger som er enkle også for de små virksomhetene, sier Olav Astad Kristiansen, prosjektleder for det elektroniske fakturaprosjektet i Difi (Direktoratet for forvaltning og IKT). Over en periode på ti år er det forventet at staten vil spare godt over en milliard kroner på å kreve elektronisk faktura fra alle leverandører. Det er foreløpig ikke noe tilsvarende krav om at fakturaer til kommunale og fylkeskommunale virksomheter må være i elektronisk format, men mange kommuner har allerede klargjort sine økonomisystemer til å sende og ta i mot fakturaer på det elektroniske handelsformatet. Målet er at formatet skal få stor utbredelse ikke bare i forhold til det offentlige, men også private virksomheter imellom. Hva er elektronisk faktura? Elektronisk faktura har eksistert i mange år. Det finnes blant annet følgende: eFaktura levert i nettbanken (privat). Dette er en-til-mange-tjeneste, som gjerne benyttes av strømleverandører, kommuner, telefonileverandører med flere som med jevne mellomrom sender ut fakturaer til kunder/abonnenter/medlemmer. B2B efakturaløsninger benyttes mellom større leverandører og kunder. Ved denne typen elektronisk faktura etableres det gjerne egne avtaler mellom datasentral, kunde og leverandør.

OBS! Fakturaer i pdf-format er per definisjon ikke elektroniske fakturaer. En pdf er bare et dokument som kan sendes elektronisk. For at en faktura skal kunne kalles elektronisk må innholdet i fakturaen kunne overføres elektronisk til kjøpers regnskapssystem hvor det behandles maskinelt.
Elektronisk faktura basert på EHF Det nye med løsningen staten nå lanserer gjennom Difi er et elektronisk handelsformat som kan benyttes av alle. Så lenge man følger denne standarden trenger ikke leverandøren inngå avtaler om elektronisk samarbeid med hver enkelt kunde. – I stedet inngår leverandøren én avtale. Denne inngås med et aksesspunkt, som kan sammenlignes med et elektronisk postkontor. Deretter sørger aksesspunktet for at alle elektroniske fakturaer fra den aktuelle leverandøren blir levert til de rette mottakerne, sier Kristiansen. Elektronisk handelsformat Forenklet kan man si at EHF er et sett med felter det enten er obligatorisk eller valgfritt å fylle ut. Slike sett med felter er definert både for faktura, kreditnota og purring. Etter hvert vil formatet også dekke ordre- og katalogmeldinger. Defineringen av hva som skal være obligatoriske eller valgfrie felter er et arbeid Difi har utført blant annet i samarbeid med NARF, som har kommet med innspill til hva som obligatorisk, blant annet i følge bokføringsloven. Eksempler på obligatoriske felter er fakturanummer, fakturadato, leverandørens navn, merverdigrunnlag, merverdi totalt, med mer. Eksempler på anbefalte felter som kan benyttes er artikkelnummer, KID-nummer o.l. – I tillegg har vi lagt inn ”leverandørens referanse” som obligatorisk felt i standarden. Dette vil bidra til å effektivisere den interne flyten hos virksomheten som mottar fakturaen, sier Kristiansen. Kun data og koder som overføres Når alle påkrevde felter er fylt ut, gjøres innholdet om til tall og koder som pakkes i en elektronisk konvolutt og sendes mottaker. Hos kunden vil kodene sørge for at aktuelle data plasseres riktig i økonomisystemet og at innholdet i feltene blir presentert for brukeren. Hvordan dataene visuelt presenteres hos mottaker vil være avhengig av hvilket stilark som benyttes. Direktoratet for økonomistyring (DFØ) som mottar fakturaer for ca. 185 statlige virksomheter, åpner for eksempel for at leverandørene kan benytte egne stilark. Eventuelt kan de bruke DFØs eget standard stilark – med eller uten logo. Ønsker leverandørene å bruke egen logo i fakturaen sendes den en gang med mail til DFØ, som legger logoen inn i sitt system. Dermed kan logoen kalles opp og vises når en faktura fra den aktuelle leverandøren vises på skjermen eller printes ut. Sjekk med regnskapsfører hvis du er i tvil
  • Regnskapsfører er et godt sted å begynne hvis du er i tvil om hvordan du kommer i gang med elektronisk faktura. De kan blant annet gi mer informasjon om hvilke valgmuligheter som finnes, sier Knut Høylie, fagsjef skatt i NARF.
  • Mange virksomheter får bistand av regnskapsfører til å produsere og sende ut fakturaer. Hvis du ikke kjøper slik tjeneste i dag, kan dette kanskje være en effektiv og god løsning også for ditt firma, sier Høylie.