Den elektroniske bilagsflyten tar i større og større grad over for gamle, manuelle systemer. Endringene man har snakket om så lenge i regnskapfaget er i ferd med å bli en realitet, og det raskere enn mange trodde. – De som ikke henger med på lasset, kommer til å slite i framtida, mener revisor Hans Røysland, daglig leder for Vekstra Tinn AS på Rjukan.
Uavhengig om du liker det eller ikke, som regnskapsmedarbeider må du regne med at ALL dokumentflyt i fremtiden kommer til å foregå digitalt. Nettopp dette var grunnen til at Regnskapskontoret på Tinn og Hans Røysland ønsket å være en del av Vekstra-kjeden, noe de ble i juni i år. – De som ikke henger med i utviklinga, kommer til å få det vanskelig framover, spår Røysland og legger til: – Som del av en større og etablert kjede, slipper vi å finne opp kruttet på nytt og bruke mye tid på å finne ut av hvilke systemer vi trenger. Vi trenger å lære oss hvordan systemene virker og ta dem i bruk. Dessuten så ligger det en trygghet i å vite at man jobber i et stort kompetansenettverk der det er enkelt å få bistand, uansett hva det gjelder. Det kommer både oss og kundene våre til gode.
Alle må forholde seg til det
Røysland skjønner at det kan være vanskelig for mange å følge med på den digitale utviklinga. Spesielt kan mange regnskapsførere føle at det de gjør i dag, er bra nok. Systemene fungerer jo. Men både næringslivet og de offentlige instansene ønsker å spare miljøet, transportkostnader og utgifter til tidkrevende manuelle prosesser. – Alt i alt, så betyr det i klar tale: Skal man drive forretning, krever både stat, kommune og andre aktuelle aktører at man klarer å forholde seg til de verktøyene som ligger i deltakelse i digitaliserte nettverk, forklarer Røysland.
Endringsvilje er avgjørende
De største kostnadene for at disse endringsprosessene skal gjennomføres ligger ikke i verktøyene, mulighetene eller de digitale løsningene. Når det er snakk om ny teknologi og nye løsninger så kreves det at folk som jobber med dette i stat, kommune og næringsliv er innstilt på endringer:
– Kostnadene ligger i at folk misliker endringer. Det tar tid å få både stats- kommune- og næringsdrivende til å ta i bruk fullgode digitale systemer som bare ligger der og venter på å bli tatt i bruk, sier Røysland. – Vi nøler med å ta innover oss at av eFaktura og nettbaserte økonomi- og fakturasystemer, netthandel, rapportering til Altinn og postens digitale postkasse bare er begynnelsen.
Fakta
Regjering og Storting har vedtatt, i tråd med internasjonale samarbeidsavtaler og retningslinjer, at full digitalisering er et av nåtidens og framtidens store satsingsområder – den store samfunnsmessige gevinsten ligger i digitalisering fra A til Å.Ifølge den nye digitale strategien til KS (kommunesektorens organisasjon) skal papirbasert kommunikasjon i stor grad utfases, både når det gjelder ut mot publikum og internt. I 2016 skal det altså ikke lenger være mulig å sende papirfaktura.
Flere aktører tilbyr nå kvittering på e-post. Neste trinn er å få kvitteringer fra for eksempel kleskjøp eller dagligvarehandel rett inn på PC-en. Den norske bedriften Acquire jobber i samarbeid med EDB Ergogroup om en felles løsning for digitale kvitteringer i Norge – en kvitteringsdatabase der det er mulig å hente digitale versjoner av alle kvitteringer som gjelder dine kjøp.