De fleste ansatte i en bedrift har dekket utgifter til mobiltelefon og abonnement. Inngår ikke spesifikasjoner om bruk i arbeidsavtalen, er det ekstra viktig å gjøre en skriftlig avtale med den enkelte ansatte, slik at eventuell privat bruk kan trekkes i lønn. Det er nemlig ikke lov å trekke den ansatte i lønn uten skriftlig avtale.
Nå er det ikke lenger bare ringeminutter som kan belastes et telefonabonnement. Også innholdstjenester kan belastes: Enkelte telefonnumre, kjøp av bussbilletter, deltakelser på avstemminger, annonser på finn.no osv.
Monika Krogh er daglig leder ved Vekstra sitt kontor i Kristiansand og synes det er på plass med en påminnelse til arbeidsgivere som slurver med avtaler som ikke dekker mobiltelefoni: Har de ansatte i en bedrift ingen avtale om på hvilken måte telefonen skal brukes, kan regningen bli høy. Så hva bør en slik avtale inneholde? Her er våre tips:
Definisjon av bruk
Fri bruk inntil en beløpsgrense per år er det vanligste alternativet. Den ansatte får også informasjon om at bruk utover dette, samt bruk av innholdstjenester vil bli krevd tilbakebetalt, enten i form av trekk i lønn eller ved faktura ved årets slutt.
Et annet alternativ er at mobiltelefonen legges igjen på arbeidsplassen ved arbeidstidens slutt – det vil si at telefonen ikke disponeres utover ordinær arbeidstid eller den arbeidstid som er definert i egen avtale.
I noen tilfeller kan det være slik at tjenestetelefonen bør være tilgjengelig for den ansatte også utover ordinær arbeidstid, men ikke til privat bruk. Da kan en spesifisert faktura være løsningen. Om telefonen har vært brukt i privat øyemed, merkes dette bruket av på fakturaen og summeres. Det avtales at det angjeldende beløp blir trukket fra neste lønnskjøring.
Her finner du et godt eksempel på en fornuftig avtale
Ikke glem å informere om skatteregler
De sjablongmessige reglene for beskatning av abonnementer for elektronisk kommunikasjon er de samme som de har vært siden 2006. Dekning av fasttelefon, mobiltelefon og/eller bredbånd skal behandles likt, og det vil også være lik behandling enten abonnementet står i arbeidsgivers navn (naturalytelse) eller i arbeidstakers navn (utgiftsrefusjon). Beløpsgrenser og beskatningsregler er som følger:
Når ett abonnement er dekket:
Dekning inntil kr 1 000 er skattefritt
Dekning fra kr 1 000 til kr 5 000 (d.v.s. inntil kr 4 000) er skattepliktig
Dekning ut over kr 5 000 er skattefritt
Når to eller flere abonnementer er dekket:
Dekning inntil kr 1 000 er skattefritt
Dekning fra kr 1 000 til kr 7 000 (d.v.s. inntil kr 6 000) er skattepliktig
Dekning ut over kr 7 000 er skattefritt
Dekning av innholdstjenester (for eksempel betalingsløsninger via telefon eller SMS, katalogoppføringer, ringetoner, samtaler eller SMS/MMS til visse servicetelefoner etc.) omfattes ikke av dette regelverket.
Dekning av slike ytelser skal derfor skattlegges etter de alminnelige reglene for naturalytelser eller utgiftsgodtgjørelser. Sjablongreglene for beskatning av elektronisk kommunikasjon gjelder også for selvstendig næringsdrivende.
Dom i forliksrådet gir rett til trekk
Om arbeidsgiver har dokumentasjon, kan han sende faktura til den ansatte og gå veien om inkasso og eventuelt en dom i forliksrådet for å ha anledning til å trekke slike utgifter rett fra lønn og feriepenger. Det er en relativt dyr og tidkrevende prosess som heller ikke gagner arbeidsmiljøet på en positiv måte.
(Kilde: Arbeidsmiljøloven, Vekstra Kristiansand AS v/daglig leder Monika Krogh, Vekstra Elverum v/Reidun Grindal Werme (lønn))