Elektronisk bilagsflyt i regnskapet

Autorisert regnskapsfører og assisterende daglig leder hos Vekstra Elverum, Sverre Mære, melder om et svært positivt år når det gjelder løsninger for elektronisk bilagsflyt: – Vår leverandør Duett AS har tatt kvantesprang i utviklingen av regnskapssystemet vårt. Nå har vi løsninger som tilfredsstiller nesten alle behov. 

Elektronisk bilagsflyt – hva innebærer det? – Elektronisk bilagsflyt betyr at all informasjon og dokumentasjon i regnskapet sendes elektronisk mellom involverte aktører. Dette kan for eksempel være bankforbindelsen din, de du sender fakturaer til, de du mottar fakturaer fra og det offentlige. Avhengig av hvilken metode som benyttes vil regnskapssystemet automatisk registrere bilagene på riktig måte. Fordeler når regnskapet er ferskvare Den elektroniske automatiseringen betyr blant annet at regnskapet ditt alltid vil være ferskvare – mot slik det var når regnskapsføreren din fikk permen med bilag og måtte taste bilagene inn manuelt. – Det kan ha store konsekvenser for økonomiske valg i en bedrift, forklarer Sverre. – For eksempel det å kunne ta med et oppdatert regnskap i banken for å dokumentere likviditet om man skal søke om midler.  Det kan være avgjørende, påpeker han. – Dessuten er det et ypperlig styringsverktøy og gir svar på spørsmål det ikke vanligvis er så lett å finne ut av: Hvor mye MVA ligger bedriften an til å måtte betale? Hvordan ligger vi an i forhold til budsjettet, til fjorårets budsjett? Her er det mye informasjon å hente! Man kan sortere på næringer og virksomheter, ta ut prosjektregnskap og kostnadsregnskap. Mulighetene er utallige og spennende for de som ønsker å utnytte det maksimalt. Gir billigere regnskapstjenester – på sikt Man kan neppe konkludere med at det har en umiddelbar reduserende effekt på din bedrifts kostnader når det gjelder bilagsregistrering og grunnleggende regnskapstjenester, men vi forventer etter hvert at denne delen av innhenting av regnskapsdata blir rimeligere. – Det er først og fremst et spørsmål om hva man vil ha igjen for det, sier Sverre. – Først vil det være kostnader forbundet med digitaliseringen, som når det gjelder andre investeringer man håper å få noe igjen for. Men husk at regnskapet er mer enn svaret på: Hva kan jeg få fradrag for? Det er mer enn skatt og MVA, påpeker han. – Regnskapet er et planleggings- og analyseverktøy. Er det ikke like viktig å få svar på: Er det jeg driver med, lønnsomt? Er svaret på dette spørsmålet allerede nå ja, så burde bedriften definitivt investere i elektronisk bilagsflyt, smiler Sverre. Det enkleste er det beste – men krever nye rutiner Han forteller at alle de ansatte i Vekstra Elverum er svært nysgjerrige og ivrige etter å lære alt om elektronisk bilagsflyt. – Man skulle kanskje tro at de fleste regnskapsførere var litt tilbakelente og mulig motvillige til endring, men vi opplever faktisk det motsatte her hos oss. Heldigvis! Kanskje fordi vi har en kultur der det er naturlig å skulle lære nye ting og følge med på utviklingen? Jeg vet ikke. Alt jeg vet er strategien hos oss er klar og tydelig: For å kunne være en del av Vekstra, skal man kunne gjøre jobben som kreves! Kunder i endring og utvikling Også kundene må sette seg inn i en ny måte å gjøre ting på: – For eksempel så bør man be om EHF-faktura fra leverandører, og tilbyr de ikke det, så kan de sende den som PdF- fil direkte i regnskapssystemet via e-post. Det er også mulig å scanne eller fotografere papirfakturaer for så å sende på samme måte, forklarer Sverre. – Alt skjer via regnskapssystemet. Man attesterer, godkjenner og betaler regningene der, og ikke direkte i banken, fortsetter han. – Det er litt å sette seg inn i, men i dagens digitale virkelighet så har kunden også helt andre forventninger til hva som skal være mulig. Automatikk og informasjonsflyt er ikke noe nytt. Det er en stor fordel å ha med både timelister og hele regnskapet i lomma, via mobiltelefonen din! Han er optimist på vegne av alle, både «gamle» og nye kunder som ønsker å ta dette i bruk: – Vi lover å gi grundig opplæring og ønsker å være gode støttespillere i denne prosessen, avslutter han. Ønsker du å vite mer om elektronisk bilagsflyt? Ta kontakt med ditt lokale Vekstra-kontor!