Bilag er verdipapirer

Bilagsbehandling 

En regnskapsfører ser på bilag som verdipapirer, et syn vi i Vekstra ønsker å overføre til våre kunder. En kvittering/bilag utgjør dokumentasjon for skatte og momsfradrag. Uten kvittering kan ikke utlegg/kjøp trekkes fra inntekter når regnskapet skal sendes inn.  

Bilagsbehandling handler om å ha kontroll på alle bilag. Bilag er dokumentasjon for utgifter og inntekter og kan klassifiseres under

• Utgående faktura (salgsdokumentasjon)
• Kassaoppgjør (ved kontantsalg)
• Bankbilag
• Inngående faktura (kjøpsdokumentasjon)
• Diverse bilag

Altinn

Struktur og system

For å få kontroll på bilag må det skapes struktur og system. Vi anbefaler å ha en egen konto for næringsvirksomhet, og som kun benyttes til drift i næringen. Hvordan du lager system for bilag er avhengig av hvilke system du bruker. De fleste regnskapssystem har egne apper for innsending av reiseregninger og utlegg. Disse gir og mulighet til å legge ved forklaringer som er nødvendig. Det som da blir viktig er å lage en rutine for å sende inn bilag. Vi anbefaler at dette gjøres umiddelbart etter at utlegget er gjort.

Bilag som er korrekte er som regel enkle å føre. Bilag med mangler tar tid og kan bli kostbare, om det er regnskapsfører som har ansvar for dine bilag.

Diverse bilag

Alle kvitteringer for utgående betalinger kan sammenlignes med verdipapirer. Alle kjøp du gjør og som gir deg en kvittering i hånden, faller inn under kategorien diverse bilag. Det er disse bilagene som gir mest hodebry da de fort kan bli bort. Desto viktigere er det å lage seg et system for hvordan beholde disse bilagene. De fleste regnskapssystem gir mulighet for å ta bilde av kvitteringen og sende dem direkte inn i regnskapssystemet. Har du et slikt system er det lurt å lage seg en rutine for å gjøre dette umiddelbart etter et kjøp. Om du ikke har mulighet til å sende kvitteringer direkte inn i regnskapssystemet vil vi anbefale deg å ta et bilde av kvitteringen og lagre dette på et fast sted, i tilfelle du skulle miste kvitteringen. Eksempelvis kan disse sendes direkte til din regnskapsfører.

Regnskapsførere i Vekstra er behjelpelige med å lage et system for deg.

Utgående faktura

Fakturaer bedrifter skal sende utgjør ofte hovedinntekten til mange bedrifter. Det er derfor særdeles viktig at dette gjøres riktig. Du må lage deg en god faktureringsrutine. Faktura må formes i henhold til avtaler, gå ut så tidlig som mulig, og de må være riktige.

Krav til utgående faktura

Det er klare krav til hvilke opplysninger du må ha med i en faktura som du sender til kunder. Et viktig krav er at du selv ikke skal kunne bestemme fakturanummeret (Altinn). For å opprettholde dette kravet er det viktig å ha et system for fakturering. Andre krav til utgående faktura er at de skal inneholde:

• Dato
• Fakturanummer
• Selgers navn og organisasjonsnummer, evt. etterfulgt av “MVA” hvis firmaet er registrert i Merverdiavgiftsregisteret
• Ordet “Foretaksregisteret” i tilknytning til organisasjonsnummeret (gjelder AS, ASA og NUF registrert i Foretaksregisteret)
• Kjøpers navn, adresse eller organisasjonsnummer*
• En klar beskrivelse av varen eller tjenesten
• Antall, mengde eller omfang av produktet eller tjenesten
• Leveringssted og tidspunkt
• Totalsum som skal betales
• Forfallsdato
• Merverdiavgift og andre avgifter hvis dette er aktuelt.
• Summering av de ulike MVA-satsene hver for seg.

Skatteetaten krever en presis og komplett beskrivelse av «ytelsens art og omfang». Det er derfor ikke godt nok å skrive «diverse arbeid».

Krav til kassaoppgjør

Selger du varer eller tjenester hvor kunder gjør opp umiddelbart ved bruk av kontanter, betalingskort eller betalingsløsninger på mobil (eksempelvis Vipps) kalles dette kontantsalg. Det er da krav om å ha et produkterklært kassasystem. Ved dagens slutt må du skrive ut eller lagre en sammenstilling av dagens registreringer i kassasystemet, et dagsoppgjør. Er det differanser, må disse forklares. Dagsoppgjør er et bilag og er dokumentasjon for dagens kontantstrøm. Avstemming av bankterminaler skal henge sammen med dagsoppgjør.

Bankbilag

Bankbilag viser alle transaksjoner som gjøres i bank:

• innbetalinger fra kunder
• utbetalinger fra leverandør
• utbetalinger av lønn
• betaling av skatt og avgift
• kontantsalg
• kontantkjøp

Inngående faktura

Mottar du en faktura, kalles dette en inngående faktura, og du er forpliktet til å betale det du har kjøpt. Den inngående fakturaen er en dokumentasjon på et kjøp. Momsen på fakturaen blir kalt inngående moms, og fakturadatoen bestemmer hvilken periode i momsoppgjøret de skal registreres i.

Den inngående fakturaen er en dokumentasjon på momsfradraget og skattefradrag i ditt selskap.