Mobilbetaling og iZettle: Fremdeles ikke integrert mot regnskapssystemer. Eller?

okt 11, 2016

Driver du virksomhet og er avhengig av å ta imot betalinger fra kunder i stort eller lite omfang? Det har de siste årene kommet flere muligheter for kontantløs betaling, i form av kortterminal og mobil. Men bør du ha både terminal og mobil, eller velge bare én? Hvilke konsekvenser får det for driften og regnskapet? Tilfredsstiller de forskjellige løsningene alle krav til dokumentasjon? Og hva er kostnadene? MobilePay, Mcash og Vipps. Et fristende alternativ til kort eller kontanter. Mobilbetaling har tatt Norge med storm det siste året. Fra ganske få brukere til enormt mange i løpet av kun kort tid – man kan ikke lenger ignorere at dette er en betalingsmetode som er kommet for å bli.  Mobilbetaling – en del av den nye hverdagen Til å begynne med var disse mobile betalingsløsningene dedikert vennebetaling, men det ble relativt raskt lansert muligheter for å ta i bruk mobilbetaling også på andre arenaer. Vipps fra DNB, som er desidert størst i Norge, var først ute med løsningen for lag, foreninger og bedrifter. Nå har de også lansert Vipps for bedrift.  MobilePay og Mcash har tilsammen allerede avtaler med store kjeder, som for eksempel Rema 1000, Narvesen, 7eleven, Burger King, G-sport og Bunnpris. Alle tre jobber intensivt med å få til avtaler med ytterligere aktører, både store og små. Hvorfor? Fordi det er enkelt; alle undersøkelser viser at de fleste av oss går rundt med en smarttelefon i lomma og vet å bruke den. Enkle løsninger gjør at vi kjøper mer- og bankene tjener selvsagt sitt på det. Flere eksperter har lenge ment at den tradisjonelle kortbetalingen snart er på vei ut. Kanskje det? Men neppe før det har gått noen år, tipper vi. (Vil du lese mer om de ulike løsningene så anbefaler vi en artikkel fra DinSide: Trapper opp krigen om mobilbetaling) Betalingsautomater – fordi alle faktisk bruker kort enda Å ta imot betaling med kort er ikke lenger forbeholdt faste utsalgssteder. Norge er i ferd med å bli et kontantløst samfunn, og selv om du bare skal drive salg i noen få dager eller uker, vil det som regel være nødvendig å skaffe en betalingsterminal. Men hvilken avtale skal man gå for? Lønner det seg å leie – eller bør man kjøpe egen terminal der man bare betaler for bruken? Det finnes mange tilbydere der ute, for eksempel iZettle, Nets og Verifone, blant mange. Den første kan man kjøpe, de to siste krever leieavtale. For å gjøre forvirringen komplett har nå også mobilbetalingsaktøren Mobilepay inngått en avtale med Verifone. For å avgjøre om leie eller eie blir mest lønnsomt for din bedrift eller organisasjon, bør du sette opp et regnestykke med tall som gjenspeiler din omsetning og ditt bruksmønster. Vil du lese om de forskjellige tilbyderne, så finner du er omfattende og informativ artikkel hos Mobiletransaction.org: Betalingsterminal for en dag, helg eller uke: Leie eller kjøpe? Så hva koster det?

• Mobilbetaling: Det koster ingenting å bli kunde, man betaler for bruken. Dette gjelder både for private og bedrifter. Mange tror fremdeles at alle overføringer via mobil er gratis. Det stemmer dessverre ikke. Joda, det har blitt langt billigere og noen gebyrer har faktisk forsvunnet, men det finnes fremdeles gebyrer som svir og er du en ivrig privat bruker må du regne med å betale litt. (Du kan lese HER om hvilke gebyrer og beløpsgrenser som gjelder for den enkelte løsning.) For bedrifter gjelder gebyrer basert på omsetning. For eksempel så tar Vipps 2 % om du har en omsetning mellom 50 000 og 100 000. Skal du ha bedriftsavtale, så krever også DNB at det opprettes en konto hos dem.
• Betalingsterminaler: Prisen varierer betydelig fra tilbyder til tilbyder, så her bør man være klokkeklar på hvilket behov man har. Det er ingen tvil om at det lønner seg å ha en fast leieavtale med en av de mest brukte løsningene om driften er konstant og strekker seg over lang tid. Har du derimot behov for en betalingsløsning kun i perioder eller i et varierende tidsperspektiv, er en kortleser koblet til en smart-telefon (iZettle) absolutt å anbefale.

Krav til dokumentasjon Alle løsningene møter regnskapslovens krav til dokumentasjon, det være seg mobilbetaling eller en iZettle kortleser koblet til en smart-telefon. Rapporten du mottar, for eksempel i mobilløsningen til Vipps fra DNB, er tilstrekkelig dokumentasjon for selve betalingstransaksjonen, men hvis virksomheten er regnskapspliktig, må man selv sørge for tilstrekkelig dokumentasjon på salget i form av bilag fra et kassasystem eller lignende. Kassasystemforskriften § 2-6 fjerde ledd slår fast at: «Det skal ikke være mulig å registrere et salg uten at kassasystemet skriver ut en papirbasert eller elektronisk kvittering». Rapportene kan tas ut både som exel-fil og som PDF. I løsningen fra iZettle finner man også muligheten til å ta ut rapporter, opprette varegrupper og differensiere på salg med eller uten merverdiavgift. Kunden kan velge å få kvittering på e-post eller det er mulig å koble til en dedikert printer. Om kunden ikke ønsker kvittering, blir den likevel lagret i transaksjonshistorikken og kan enkelt tas ut i fysisk form eller overføres digitalt. Integrering med regnskapssystemer? Det er enda uklart om alle disse løsningene har en mulighet for å integreres med kundens eget regnskapssystem, utover at det er mulig å overføre transaksjonsrapporter i forskjellige filformat. I tilfellet med Vipps fra DNB, så tilbyr banken et integrert økonomiprogram, noe som selvsagt krever at bedriften benytter deres bedriftsnettbank. Dette er spesielt utviklet for mindre bedrifter og legger til rette for automatisk bokføring og avstemming mot bedriftskonto, men er per dags dato ikke tilrettelagt for Vipps. Vipps er heller ikke tilrettelagt for integrering mot andre regnskapssystemer. MobilePay har tilrettelagt for integrasjon med ditt eget kassasystem (om du bruker deres betalingsterminalløsning) og tilbyr dermed noe som er nærmere integrasjon, om kassasystemet igjen er integrert i et regnskapssystem. Når det gjelder iZettle, så opplyser de at de har egnede digitale rapporter som enkelt kan sendes en regnskapsfører og gjøre denne fornøyd, både på daglig, ukentlig og månedlig basis. Men å tilby en rapport i Excel betyr ikke automatisk at rapporten er kompatibel med import i et hvilket som helst regnskapssystem, det kommer helt an på hvordan den rapporten ser ut og om det må gjøres en ekstra jobb i regnskapssystemet for å importere den. Dette kan ofte være forbundet med ekstra kostnader, og er også noe man bør vurdere i en slik sammenheng. Nets og Verifone har begge løsninger som er integrerbare med regnskapssystemer. Mange løsninger betyr mye å holde styr på En ting er i alle fall sikkert: Jo flere løsninger, desto flere forskjellige gebyrer, flere rapporter og mer administrasjon. Det skal ingen økonomisk ekspert til for å forstå at om man skal drive bærekraftig, så bør man ha is i magen og se an utviklingen. Det lønner seg å sette seg ned sammen med regnskapsføreren sin og ta noen viktig veivalg, analysere behovet – og likevel klare å følge med på den teknologiske utviklingen. Som i alle andre sammenhenger som har med sosiale og digitale medier: Hold deg til noe du lett kan håndtere og som de fleste bruker. Det bør også være mulig å integrere mot eksisterende regnskapssystem. Selv om mobilbetaling er populært og brukes av mange, er det ikke tvingende nødvendig for deg å ta det i bruk som bedrift, på dette tidlige stadiet i dets utvikling og bruk. Enn så lenge har «alle» betalingskort og slik kommer det nok til å fortsette en stund til. Og så lenge disse nye betalingsmulighetene ikke er integrert mot noe regnskapssystem, kan resultatet faktisk være at du betaler gebyr ved å bruke løsningen, pluss at regnskapsføreren din må bruke ekstra ressurser for å gjøre den manuelle jobben det er å føre rapportene inn i et regnskapssystem. Men det skader selvsagt ikke, både for deg og bedriften – og ikke minst din egen regnskapsfører – å holde seg oppdatert på utviklingen. Uansett, slike valg bør ikke tas på impuls. Ta kontakt med din regnskapsfører og utfordre denne til å finne gode løsninger som er tilpasset deg og ditt behov! Kilder: Skattetetaten.no, Dinside.no, Altinn, Vipps.no, Mobilepay.no, Mcash.no, Dagens Næringsliv, MobileTransactions.no og Regnskapsfører Trond Brenden hos Regnskapsførerkjeden Vekstra, Hedemarken Regnskap AS.