Har du gode purre- og inkassorutiner i bedriften?
Om kundene dine ikke betaler det de skylder deg innen gitte frister, kan bedriften sende purring og mulig inkassovarsel. Men hva skal til – og hvilke rettigheter har bedriften?
Det hjelper ikke å selge varer eller tjenester, være flink til å fakturere, om ikke man har gode rutiner for purring og innkreving. Å få betalt er avgjørende for bedriftens være eller ikke-være. Vi har samlet litt informasjon til deg om hva som er lover og regler rundt purring og inkasso, samt noen råd og anbefalinger:
Purring og inkasssovarsel
Når en faktura har forfalt til betaling, kan man sende purring om man ønsker det. Det må imidlertid gå 14 dager etter opprinnelig forfall før det kan beregnes purregebyr. Purring med gebyr skal sendes skriftlig. Og husk: Det skal IKKE beregnes merverdiavgift på gebyrer ved purring. Sender du mange purringer, er det dessuten begrenset hvor mange purregebyr man kan beregne seg: Det kan beregnes gebyr for to purringer eller en purring og et inkassovarsel.
Inkassovarsel er påkrevet om man ønsker å sende en faktura til inkasso. Man trenger ikke å ha sendt purring før man sender inkassovarsel. Inkassovarsel kan sendes dagen etter forfall, men skal man beregne gebyr, må man vente 14 dager, som med purring. Noen velger å slå sammen purring og inkassovarsel, for å få større effekt.
Inkassovarselet skal inneholde:
- Tydelig merking om at det er et inkassovarsel
- Hva kravet gjelder
- Beløpets størrelse
- Frist på minst 14 dager
Maks gebyr på purring er pr. 01.01.2016 kr 67,-. Det er inkassoloven som regulerer alle forhold rundt inkasso. Du finner den oppdaterte satsen for gebyrer i Forskrift til Inkassoloven.
Om kunden er næringsdrivende, kan inkassoloven fravikes på noen områder. (Inkassoloven § 3).
Er kravet omtvistet?
Foreligger det innsigelser eller tvist mellom kunde og leverandør, så kan saken ikke sendes til inkasso. Det er heller ikke anledning til å sende inkassovarsel på slike fakturaer. Innsigelser eller tvist finner sted om den som skylder penger, klager på en tjeneste eller vare. For videre inndrivelse av kravet fra kreditors side, må det foreligge en dom fra forliksrådet.
Vår anbefaling: Ta kontakt med skyldner!
Det er mye å spare på å ta en henvendelse til skyldner før man bestemmer seg for videre skritt for å drive inn et utestående beløp. Om ikke annet så får man informasjon om hva ståa er. Kanskje har fakturaen ikke kommet frem, den er betalt, men litt forsinket eller skyldner bare trenger et par dager ekstra for å greie å betale. Mange kvier seg for å ta kontakt og be om utsettelse, så har du tid til å ta en telefon eller sende en e-post. Så kan det spare både deg og skyldner for unødvendige utgifter. Dessuten kan det av mange bli oppfattet som en ekstraservice, og terskelen for å ta kontakt blir lavere om det oppstår en liknende situasjon.
Hva med INKASSO?
Når fristen på inkassovarselet er ute, kan saken overføres til inkasso. En bedrift kan fint gjøre dette selv, eller benytte seg av en ekstern leverandør, for eksempel en advokat eller et inkassobyrå. Skal du drive inn kravet selv, må du forholde deg til inkassoloven. I denne loven finnes egne bestemmelser for kommersiell inkassovirksomhet, det vil si inkassobyråer som kjøper pengekrav eller driver dem inn for andre. Det enkleste er å benytte seg av en ekstern leverandør, så slipper man å bruke tid og dermed penger for å drive inn kravet.
Når inkassovarselets betalingsfrist er passert (14 dager), kan kravet sendes videre til inkasso, noe som i første instans betyr å sende en betalingsoppfordring. Her er kravene til hva en betalingsoppfordring skal inneholde av informasjon:
- Kreditors(fordringshavers) navn
- Kravets innhold – hva det gjelder
- Spesifikasjon av kravet, inkludert renter, gebyrer og lignende
- Informasjon om forsinkelsesrente og tidspunkt for beregning av denne
- Informasjon om konsekvenser ved å ikke betale innen fristen
- Minimum 14 dagers betalingsfrist
- Informasjon om retten til å kreve nemdsbehandling
Hva kan man kreve i form av ekstra gebyrer og renter?
Driver du inn kravet selv, kan du ta maksimalt tre gebyrer, inkludert det for betalingsoppfordringen. Neste steg vil være tvangsfullbyrdelse ved å be namsmannen om bistand til å drive inn kravet. Renter bør begynne å løpe fra forfallsdato, såfremt denne er oppgitt. Hvis ikke, så er det ifølge loven rett til å kreve at renter begynner å løpe en måned etter at skyldner har fått skriftlig krav om betaling. Forsinkelsesrenten fastsettes av Finansdepartementet hvert halvår.
Ved inndrivelse via inkassovirksomhet, reguleres dette av bestemmelsene i inkassoforskriften.
Er du i tvil om hva du bør gjøre, ta kontakt med din faste regnskapsfører. Erfaringsmessig er det mye å hente på å få hjelp til å drive inn utestående krav. Regnskapsførerne Vekstra tilbyr ulike løsninger for fakturering og inndriving ut fra behov og har kompetanse på gode rutiner for purring og inkasso.
Kilder: Finansdepartementet, Altinn.no, Finansportalen.no