Nytt regelverk for kassasystemer

sep 27, 2015

Regjeringens forslag i forbindelse med revidert nasjonalbudsjett for 2015 om et nytt regelverk for kassasystemer er nå trådt i kraft: Virksomhetene må ha nye kassasystemer på plass fra 1. januar 2019. Formålet med det nye regelverket er å redusere omfanget av svart økonomi i bransjer med mye kontantsalg.

Lovendringen innebærer at leverandører av kassasystemer etter 1. januar 2017 bare skal kunne tilby kassasystemer som oppfyller bestemt krav, blant annet til påbudte og forbudte funksjoner. Leverandørene må i tillegg avgi en produkterklæring til skattekontoret om at kassasystemet oppfyller kravene i regelverket.

Bokføringspliktige virksomheter må oppgradere eller anskaffe nye kassasystem med produkterklæring for å registrere og dokumentere kontantsalget. For å legge til rette for en naturlig utfasing av eksisterende systemer, foreslås det at bokføringspliktige må ha godkjente systemer på plass fra 1. januar 2019.

Ny kassasystemlov
I lovendringen, med tilhørende forskrift, stilles det krav til kassasystem, herunder regler om påbudte og forbudte funksjoner, kvittering, rapporter og sikring av elektronisk journal.

Kassasystemet skal være innrettet slik at det er enkelt å vurdere om det er i samsvar med forskrifter som er gitt i medhold av loven. Opplysninger om modell, type og versjon av kassasystemet, samt ID-nummer, skal være lett tilgjengelig. Det skal også følge med en systembeskrivelse av oppbyggingen av kassasystemet og alle funksjonene i systemet.

Leverandører av kassasystem skal før kassasystemet blir tilbudt for salg, utleie eller utlån levere en produktbeskrivelse til skattekontoret om at systemet oppfyller lovens krav. Produktbeskrivelsen skal følge med kassasystemet ved salg, utleie eller utlån.

Omfatter alle bransjer
Unndragelse av skatt og avgift er et problem i alle bransjer med mye kontantsalg. Det vises i den forbindelse til at det er avdekket omfattende unndragelser i flere bransjer, noe som blant annet har medført at det allerede er et generelt krav til bruk av kassaapparat for å dokumentere kontantsalg. Reglene vil likevel ikke gjelde for taxinæringen da denne næringen har plikt til å benytte taksameter.

Konsekvensen er at mange bokføringspliktige må oppgradere eller kjøpe nye kassasystem som tilfredsstiller kravene i regelverket. Det er anslått at ca. 80 prosent av eksisterende kassasystem kan oppgraderes, mens de resterende må skiftes ut med nye system. Prisen for en oppgradering av et system er anslått til ca. 5 000 kroner. Prisen for nyanskaffelse av et ROM-basert kassasystem (standardisert programvare installert fra fabrikk) er anslått til ca. 20 000 kroner og for et PC-basert kassasystem (fungerer som en ordinær PC hvor brukeren kan legge inn ulike typer «kassaprogramvare») ca. 30 000 kroner.

Den bokføringspliktige pålegges ikke å melde fra til skattekontoret om hvilke kassasystemer som benyttes i virksomheten. Det legges i stedet opp til at kundelister fra systemleverandørene kan brukes til å innhente informasjon om hvilke bokføringspliktige som benytter de ulike kassasystemene.

Unntak for de minste virksomhetene
De minste næringsdrivende vil ikke vil få kostnader knyttet til utskifting eller oppgradering av kassasystem. Blant annet gjøres det unntak for næringsdrivende med spesielt lav omsetning (kontantsalg i løpet av et regnskapsår som ikke overstiger 50 000 kroner eksklusive merverdiavgift). I tillegg videreføres unntaket for ambulerende og sporadisk kontantsalg som ikke overstiger tre ganger grunnbeløpet i folketrygden.

Strenge sanksjoner
Skattekontoret skal kunne pålegge leverandør av kassasystem overtredelsesgebyr når kassasystemet ikke oppfyller kravene i kassasystemloven. Gebyret er foreslått å utgjøre 30 rettsgebyr (25 800 kroner) ved første lovbrudd og 60 rettsgebyr (51 600 kroner) ved ytterligere feil i samme kassasystem innen 12 måneder.

Tilsvarende kan bokføringspliktige som ikke har oppfylt pliktene sine til å registrere og dokumentere kontantsalg ved bruk av kassasystem, bli pålagt overtredelsesgebyr. Gebyret er foreslått å utgjøre 15 rettsgebyr (12 900 kroner) ved første gangs lovbrudd og 40 rettsgebyr (34 400 kroner) ved gjentatte lovbrudd innen 12 måneder. Det er et vilkår for å pålegge overtredelsesgebyr at lovbruddet har skjedd forsettlig eller uaktsomt, f.eks. at det er benyttet et kassasystem uten produktbeskrivelse.

Bokføringspliktige vil normalt ikke bli ilagt gebyr dersom kassasystemet med produkterklæring senere viser seg å ha feil eller mangler. Ansvaret for slike feil og mangler påhviler systemleverandøren som har utstedt produkterklæringen.

Kilde: Sticos